Van overzicht naar gestuurde uitvoering

Als organisaties uitbreiden naar het buitenland, of bij internationale reorganisaties, komen er ook meer juridische documenten in omloop, dan kan je het overzicht kwijtraken. Er komen namelijk voortdurend documenten bij, er zijn updates nodig of er komen andere talen in omloop. De Documentlandschap Mapping is hierbij een oplossing.

Als het steeds moeilijker wordt om vragen te beantwoorden als:

• welke juridische documenten worden gebruikt en wie is de eigenaar?
• zijn rechten, plichten en aansprakelijkheden in alle taalversies gelijk?
• zijn alle (taal)versies compliant, op elkaar afgestemd en bijgewerkt?

Dan helpt de Documentlandschap Mapping om de controle terug te krijgen, risico te vermijden en duidelijkheid te creëren over rechten, plichten en aansprakelijkheid en compliance-risico’s.

Wat de Documentlandschap Mapping inhoudt

De Documentlandschap Mapping is een complete analyse die zorgt voor structuur en duidelijkheid met betrekking tot je juridische documentlandschap, de gebruikte talen en mogelijke risico’s.

Je krijgt een betrouwbaar overzicht van:

• welke juridische documenten er zijn
• hoe, waar en door wie ze worden gebruikt
• in welke talen documenten beschikbaar zijn of moeten zijn
• waar inconsistenties, hiaten of verouderde versies risico’s kunnen veroorzaken en kunnen worden vermeden

Deze Mapping vormt de basis voor een solide besluitvormingsproces over eventuele vertalingen, revisies of updates.

Wanneer is deze Documentlandschap Mapping belangrijk

De Documentlandschap Mapping wordt vaak gebruikt wanneer organisaties:

• in meerdere landen actief zijn en met meerdere taalgroepen werken
• contracten, beleidsdocumenten of bijvoorbeeld privacy-verklaringen in meerdere talen beschikbaar zijn of nodig hebben
• vermoeden dat het overzicht langzaamaan slechter wordt
• besluiten willen nemen op basis van gedegen informatie over benodigde vertalingen en updates

Vaak gaat een Documentlandschap Quick Scan hieraan vooraf. Wanneer duidelijk wordt dat een globale analyse eigenlijk niet voldoet, kan over worden gegaan naar de Mapping.

Welke risico’s worden aangepakt met de Documentlandschap Mapping

Juridische risico’s ontstaan wanneer organisaties juridische zekerheid veronderstellen, terwijl in werkelijkheid documenten voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Zo wordt het lastiger om juridische en operationele risico’s te beheersen.

In de praktijk betekent dit dat:

• Contracten worden gebruikt in een taal die niet is gecontroleerd op juridische juistheid. Dit zorgt voor onduidelijkheid over rechten, plichten en aansprakelijkheid en over de afdwingbaarheid ervan door partijen.
• Privacy-verklaringen niet beschikbaar zijn in de taal van het beoogde publiek. Hierdoor is het voor mensen onduidelijk hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt. Dit ondermijnt de transparantieverplichting en verhoogt het compliance-risico.
• Vertalingen in omloop blijven terwijl het brondocument is geüpdatet. Mogelijk worden zo beslissingen genomen op informatie die niet overeenkomt met de juridische of contractuele werkelijkheid.
• Werknemers documenten gebruiken in een andere taal dan hun moedertaal. Hierdoor worden mogelijk beleidsregels, procedures, contractsbepalingen verkeerd begrepen of toegepast.

Deze Documentlandschap Mapping maakt risico’s zichtbaar en beheersbaar.

Wat je krijgt

Je ontvangt een schriftelijk rapport met daarin:

• een overzicht van de juridische documenten
• transparantie omtrent taalgebruik en risico’s
• duidelijke prioritering die dient als basis voor besluiten voor vertalingen, revisies of updates
• advies over de te nemen vervolgacties

Dit rapport is geschikt voor juridische teams of compliance, operations en management teams.

Vervolgstappen

De Documentlandschap Mapping volgt vaak op een Documentlandschap Quick Scan. Als je nu al weet dat een globaal overzicht niet voldoende is, vraag dan direct de Mapping aan.

Specialisten zijn de aangewezen personen om een juridische vertalingen uit te voeren, waar nodig en waar mogelijk met behulp van AI.

Vraag hier een vrijblijvende offerte aan.

Wat opdrachtgevers zeggen